Como melhorar a gestão do tempo e combater os vilões do relógio

ByEnio Tuller

Como melhorar a gestão do tempo e combater os vilões do relógio

A administração do tempo é um grande desafio para grande parte das pessoas. Na verdade, o maior problema pode não ser a falta de tempo, mas o modo com que ele tem sido (mal) aproveitado. Pesquisa recente da Workfront, empresa norte-americana de softwares, indica que só 39% do tempo de expediente de trabalho é produtivo. Todo o restante, 61%, é dedicado a outras atividades não produtivas. O surpreendente é que a culpa não é das redes sociais ou dos memes. De acordo com a pesquisa, atividades da própria empresa estão entre as ações que mais causam interrupção do trabalho. São ações que, geralmente, não são tidas como prioritárias, mas tendem a tirar o foco ao longo do dia.

Assim, segundo o levantamento, 21% do tempo do expediente é consumido em reuniões, 16% é dedicado à gestão de emails e 11% é absorvido em outras atividades administrativas na empresa, como trocar senhas. O tempo de procrastinação e distração por parte do funcionário ocupa só 8%, em média. A questão, então, é como fazer a gestão do tempo da sua rotina de trabalho. Ter problemas com o relógio interfere não só na performance do trabalho e na execução das demandas, mas na própria motivação do colaborador. Afinal, não aproveitar bem a rotina pode fazer com que o profissional fique sobrecarregado e até enfrente situações de estresse e ansiedade.

Mas algumas iniciativas podem ajudar nesse sentido. O primeiro passo é identificar quais são os principais vilões do relógio. Para isso, é importante elaborar uma lista individual ou da equipe, enumerando todas as tarefas que precisam ser realizadas e estabelecendo a prioridade de cada uma. Aqui na Ahgora, nós utilizamos o Ahgora Timesheet que nos ajuda a identificar quais as atividades – por meio de um sistema de apontamento de atividades – são os principais ladrões do tempo dos times, o que possibilita aos gestores atuarem efetivamente para contornar esta situação.

Para acabar com os gargalos do trabalho é necessário que os gestores reservem maior tempo dos liderados para as atividades de maior relevância e considerem uma parcela deste tempo também para os imprevistos, considerando os prazos para execução.

A partir dessa lista inicial, fica mais fácil passar para os passos seguintes: planejar rotinas diárias e estabelecer metas individuais ou da equipe para serem executadas nos diferentes prazos. Com a lista pronta, é possível rastrear o tempo dedicado em cada atividade, o que favorece para se medir os índices de produtividade e identificar os gargalos ao longo do expediente. Assim, fica mais fácil restringir o tempo dedicado a reuniões de menor relevância ou mesmo eliminar tarefas que não são prioridade, por exemplo. A partir dessas ações, fica mais fácil fazer as pazes com o relógio.

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